J'ai longuement hésité avant de vous parler de classement : "Non, mais tu n'y penses pas sérieusement, Diane ! Tu veux faire fuir tes lectrices ?"
Je le sais, le décrochage définitif n’est pas loin... (S'il vous plait, restez !).
Et pour cause, le classement, mal aimé de tous, est considéré comme LA tâche ingrate par excellence, tout juste digne d’être déléguée à la dernière stagiaire arrivée...
Il fait d'aillers partie des tâches que l’on va procrastiner en premier.
Mais qui donc a eu la méchante idée de se lever un matin et d’inventer un jour une tâche aussi "inutile" ?
Et pourtant, je prends le risque ce matin en publiant ce billet, d'abord par pur esprit de contradiction (je suis irrécupérable sur ce point !), et puis aussi parce qu'au-delà de la réputation hautement rébarbative du dit-classement, je suis tout aussi convaincue de son rôle éminement stratégique. Le classement, que l'on veuille ou non, est d'une importance capitale !
Imaginez que j'anime une formation inter-entreprises de 3 jours sur le classement, "Classemen utile et efficace" ! Oui, 3 jours pleins à parler du classement et de ses enjeux à mes stagiaires ! Autant vous dire que je connais bien le sujet ;-)
Rassurez-vous, je ne vais pas ici vous transmettre 3 jours de contenu de formation mais quelques pistes seulement, et propositions pratico-pratiques...
- D'abord, pour pouvoir instantanément retrouver une information au moment où on en a besoin ou on nous le demande.
- Pour permettre aux autres (le cas échéant) de pouvoir retrouver une information facilement en notre absence (y compris dans notre vie personnelle).
Car c’est véritablement au quotidien que s’éprouve la qualité d’un classement :
Un classement est efficace s’il permet à l’autre (et à soi)
de retrouver rapidement l’information recherchée.
Mettre en place un classement efficace suppose donc de concevoir une organisation de l’information qui tienne compte des logiques individuelles des différents protagonistes et les satisfasse.
Nous avons tous un jour été victime d’un mauvais classement : perte de temps, mauvaises décisions, énervement et impuissance sont les conséquences d’un classement dépassé et trop personnel.
Nous avons tous aussi été un jour cause de désordre : emprunts de documents, retard dans la réponse, déplacement de dossiers sans mise à jour des étiquettes, entassement des affaires en cours.
L’enlisement est vite arrivé !
Le classement, au fond, c’est de la communication !
Bien classer nécessite une bonne dose d’empathie, c’est-à-dire de capacité à se mettre à la place de l’autre.
En effet, chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.
Chacun d’entre nous a une logique de classement et de recherche qui lui est très personnelle.
Votre classement doit être, en quelque sorte, le reflet de vos circuits neuronaux. Il doit refléter la façon dont vous avez choisi de structurer votre activité dans votre cerveau : préférez-vous accéder à vos dossiers par clients, par type d'activités, par projets, etc. ?
Votre logique de classement devra se retrouver indifféremment dans :
- Vos dossiers physiques
- Votre ordinateur
- Votre messagerie professionnelle
Gardez à l'esprit que la clarté que vous mettrez dans l'organisation de vos dossiers, qu'ils soient virtuels ou physiques, aura un réel impact sur votre efficacité.
Je l'ai récemment éprouvé, il y a quelques mois, quand j'ai pris le temps de faire le tri et de réorganiser les documents que j'avais accumulés sur ma Super clé USB qui me suit partout et qui fait office de bureau nomade.
Mes documents avaient fini par s'y "empiler", avec de nombreux dossiers en doublon, mal classés, dont certains n'étaient même plus d'actualité. Tout ceci ne correspondait plus à mon activité.
Un jour, j'en ai eu marre et j'ai consacré une après-midi entière à tout reprendre, à réorganiser et à classer ces dossiers en fonction de ce qu'était devenue mon activité à ce moment-là. Cela m'a pris du temps mais je peux vous assurer que j'en ai gagné beaucoup par la suite. J'y ai immédiatement gagné en clarté et en productivité, et ce, toutes les fois où j'ouvrais cette fameuse clé. C'est comme si, en l’ouvrant, j'empruntais une autoroute toute tracée !
L'impact a été immédiat et durable, comme un « double effet Kiss Cool » !
Et ce, avec une simple clé USB !
C'est ce même effet que doit vous procurer un classement optimal, dans votre ordinateur, sur votre bureau même, dans vos étagères, tiroirs, etc.
Classer peut être considéré par nombre d’entre nous comme une véritable corvée ! (Bon, ok, je le concède, il y a plus folichon dans la vie... ).
Pourtant, nous l’avons vu, c’est une tâche incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant agir sur son état d'esprit à l'heure d'aborder cette tâche et transformer ce que vous considériez comme une "épreuve à traverser" en moment « relativement » agréable !
COMMENT ?
- D’abord, en le ritualisant : vous pourriez, par exemple, choisir de vous y consacrer 10 à 15 minutes chaque soir avant de quitter le bureau. Parfois, 5 mn peuvent suffire.
Vous pourriez également choisir de vous réserver une plage définie et si possible fixe chaque semaine pour absorber le classement, par exemple une demi-heure le vendredi de 17h à 17h 30, histoire de terminer la semaine avec le doux sentiment d'être jour.
Pour votre administratif perso, même combat ! Libre à vous, toujours à titre d'exemple, de lui consacrer une demi-heure par semaine en soirée si vous travaillez, ou bien une heure le vendredi matin à 9h, en fonction de vos disponibilités et du retard accumulé en la matière.
Si vous êtes à jour, un quart d’heure par semaine pour trier, traiter et classer vos papiers devraient suffire.
- En vous préparant un bon thé ou un bon café avant de commencer.
- En mettant une musique qui vous plait.
- En commençant, tout simplement. Faire le premier pas, est-il nécessaire de le rappeler, est souvent le plus difficile. Une fois que l’on a commencé, on se rend compte que ce n'était finalement pas si terrible que ça (ni si désagréable) et que cela ne valait pas le coup de reporter depuis plus de 5 mois et d'accumuler un mètre de pile de papiers.
- En vous y mettant régulièrement : il vaut mieux en faire un peu chaque semaine pour traiter et classer, que deux jours entiers tous les 6 mois.
1- Eliminez et rangez : soyez impitoyables !
Evaluez le retard accumulé puis fixez une ou plusieurs journées, selon le volume de documents, que vous consacrerez exclusivement au classement (et à l’archivage). Pour commencer, videz le tiroir ou le rayonnage dont vous vous servez le plus souvent.
Pour chaque document qu’il contient, posez-vous ces questions :
- Est-il vraiment utile ?
- Depuis combien de temps ne l’ai-je pas consulté ?
- Est-ce que je peux le détruire ?
Soyez intraitable car un des obstacles majeurs pour retrouver ce que vous cherchez, c’est précisément l’accumulation de papiers sans intérêt.
2- Une affaire classée n'est pas une affaire enterrée !
Tout au contraire, rangée à sa place, l’affaire en question saura répondre au quart de tour à toute sollicitation. A l’inverse, une affaire non classée a toutes les chances d’être en réalité un dossier enfoui, des papiers dispersés non disponibles au moment voulu.
3- Tout dossier emprunté s'appelle "Reviens !"
Pour participer à une réunion ou examiner une matière complexe, il est possible d’emprunter un dossier. Cependant, une bonne pratique consiste à laisser à sa place une fiche permettant de le retrouver… et ne pas tarder à le remettre en place enrichi du résultat de la réunion ou de la réflexion.
4- C'est au quotidien que s'éprouve la qualité d'un classement.
Pour garder la confiance de tous dans le classement, il faut que les informations soient constamment à jour. Cela suppose un entretien quotidien, ou à défaut hebdomadaire, qui passe par du tri, du rangement et des « purges ». Chaque chose doit avoir une place et y être !
Loin de moi l'idée, bien sûr, avec ce simple billet, de vous transformer en "Pro du classement", mais j'espère, avec ces quelques pistes, vous avoir donné envie de vous réapproprier votre classement et de changer votre regard sur celui-ci...
N'hésitez pas à partager avec moi et entre vous, via les commentaires, vos bonnes pratiques en la matière !
Profitez-bien enfin de votre prochaine séance de classement (celle que vous ne manquerez pas de programmer dès maintenant, n'est-ce pas, sur votre agenda... ) ! ;-)
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